مراحل نظم المعلومات الإدارية

ابتداء من جمع البيانات، وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار.

لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:

الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.
حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.
التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.
الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.
توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.

الأهمية
توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها، حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما (مثل المنظمات غير الحكومية أو جمعيات الأسرة). وتوفر نظم المعلومات الإدارية مجموعة من نظم المعلومات

الوظيفية.
وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة وظائف برامج المشروع.

ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى.

ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.
وتستخدم انظر المعلومات الإدارية في إصدار نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة :النوع الأول : تقارير دورية Periodic Reports وهي تقارير تصدر كل فترة زمنية معينة مثل شهر ، سنة إلخ... تحتوي معلومات تفيد في صنع القرار ، مثلا يصدر التقرير الدوري لنظام المعلومات الخاص بإدارة المخزون ليخبرنا أن مخزوننا من الأقلام سينفذ بعد أسبوع إذا بقيت نسبة الإستخدام على ما هي عليه ! يستفيد مدير قسم المخزون من هذه المعلومة بصنع قرار الشراء لمزيد من الأقلام.النوع الثاني : تقارير خاصة Special Purpose Reports هي تقارير يطلبها المستخدم من النظام وقت الحاجة لصنع قرار معين طارئ ، أو معلومات عن أي موضوع يصدره التقرير الدوري لكن المستخدم بحاجته قبل وقته.
الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية و ذلك بتحليل المعلومات و البيانات التي تمتلكها الشركة او المؤسسة او المنشأة الحكومية التي لا تهدف للربح ايضى والتي تستفيد من هذا ايضى بتحليل البيانات و الوصول إلى قرارات مدعمة و اقرب ما يكون للأفضل .
الثمرة الحقيقية من نظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المختلفة في مؤسسة ما بكل ما تحتاجه من معلومات تساعد القائمين بالعمل على اتخاذ القرار المناسب, فنظم المعلومات الإدارية هي طريقة لإبراز المعلومة في الوقت المناسب بالشكل المقروء للشخص المسئول بصورة دقيقة, باستخدام الحاسب الآلي أو حتى باستخدام نظم يدوية ولكنها دقيقة بصورة كافية.

Management Information Systems نظم المعلومات الإدارية

MIS و إختصارها

هي نوع من أنواع تقنية المعلومات وتعتبر من تخصصات الحاسوب

نظم المعلومات الادارية أو ما يعرف باسم (MIS)

يجمع ما بين تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات والادارة هدفها بناء أنظمة حاسوبية تكنولوجية تعمل على مساعدة المؤسسات المختلفة للقيام بأعمالها، وتقوم بعدة وظائف، المساعدة المكتبية والقيام بالمهمات المحاسبية و تنظيم الإجتماعات، و كل ما يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار.
كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية يخفيف من الأعباء، و المصاريف المالية على الموظفين، ويتغلب على العديد من سلبيات العمل البشري الذي قد يتسبب بها الملل من الروتيني العمل أو عدم وجود الحوافز المعنوية اللازمة. كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الادارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. و لكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية على التخلص من المستندات الورقية .

ان انتشار تكنولوجية المعلومات كان الاساس الذي ادى الى بناء وتصميم واستخدام نظم المعلومات الادارية التي نستطيع ان نعرفها بانها مجموعة من العناصر البشرية المدربة والعناصر الالية اللازمة لجمع وتشغيل البيانات لغرض تحويلها الى معلومات تساعد في اتخاذ القرارات ويتكون هذا النظام من مدخلات وعمليات تحويل ومخرجات ويهدف نظام المعلومات الاداري الى الكشف عن المعلومات وتجميعها وتحليلها واعدادها طبقا لاحتياجات مراكز العمل المختلفة بالمؤسسة او الشركة كما ان نظام المعلومات يعمل على تداول المعلومات وتجديدها بشكل شبه يومي واسترجاعها عند الحاجةوهناك انماط كثيرة ومتعددة لنظم المعلومات الادارية واستخدام هذه الانماط يؤدي الى فوائد كثيرة جدا :

• تقوية الوضع التنافسي للمؤسسة او الشركة

• تحسين الكفاءة

• رفع مستوى الانتاجية

• تمكين المدراء من تخصيص وقت اكبر للمهام الاستراتيجية

• توفير امكانية دراسة ومعالجة المشكلات الكبيرة والمعقدة

• المساعدة في تنفيذ القرارات

• انجاز المهام الادارية المختلفة

• مساعدة الادارة في التعرف على الفرص والاستجابة لها بسرعة اكبر

• تقديم خدمات جديدة افضل

• زيادة العائدات

• تخفيض التكاليف

• فتح فرص جديدة واسواق جديدة

• تحقق نتائج مذهلة باقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة

• اشتراك جميع الادارات في المؤسسة بشكل مباشر في هذه النظم وتطويرها